REVISTA EL_ESPEJO: ANáLISIS GESTIóN INTEGRAL EFECTIVO Elena Asensio       Aquí podrías twittear esta noticia pero necesitamos que aceptes las cookies de Twitter para mostrártelo ACTIVADA DESACTIVADA Twitter: Imprescindible para poder twuittear directamente cualquier noticia o artículo desde nuestra web.

La diferencia fundamental y que marca todo el sistema, es que la gestión del efectivo que antes dependía de la propia oficina, pasa a ser llevada ahora por un tercero, PROSEGUR, que lo hace de forma estandarizada y de acuerdo a unos parámetros objetivos (tan estandarizada, y centralizada, que las previsiones se hacen en función de las fiestas de Madrid, y así, por ejemplo, nos hemos encontrado, con que el lunes, fiesta local en Barcelona, se hicieron algunas planificaciones, que añadieron nuevos problemas para el martes).

Es el empleado de la caja, el que tiene que estar pendiente de lo que hace Prosegur para adaptarlo a las necesidades de la oficina, y no al revés. Y si además las necesidades o práctica habitual de la oficina no se cubren, es ésta la que tiene que incrementar su trabajo y sus controles, para 1, dar satisfacción al cliente que lo solicita, 2, no sobrepasar o comunicar a Auditoría los excesos de encaje, y 3 para deshacer algo planificado por un tercero.

OPERATIVA ANTERIOR:

Petición de efectivo:

• la propia oficina a través de M50 y sin una hora fija para hacer la petición, en todo caso, siempre, por un tema de pura lógica, después de haber cerrado al público el servicio de caja, a las 14,00 h.

Envío de efectivo:

• Por M50, y de igual manera, con la caja cerrada. Las peticiones atípicas, se podían realizar en cualquier momento para ser atendidas al día siguiente.

OPERATIVA ACTUAL:

Se recibe o se retira el efectivo de la oficina, en función de la planificación que PROSEGUR. Ello obliga a tener que realizar de forma constante actualizaciones del reciclador, y de la caja fuerte, para que ese tercero conozca las existencias de la oficina, y pueda realizar una planificación.A las 14,05 h, se ha de entrar en el cuadro de mandos, para ver la planificación que para el día siguiente nos ha realizado PROSEGUR.

Como la caja se cierra a las 14,00 h, cinco minutos son insuficientes para determinar si esa planificación que nos han hecho, se ajusta o no a las necesidades que tenemos para el día siguiente, por ejemplo, si tenemos que cargar el cajero, y necesitamos billete pequeño, si tenemos que sumar diferentes peticiones de efectivo que nos hayan hecho los clientes, etc.

Podemos aceptar esta planificación o rechazarla. (También puede ser que Prosegur no haya planificado nada). Si se rechaza a las 14,30 h nos vuelven a hacer una nueva planificación.

La cuestión es que en oficinas con mucho movimiento de caja o en períodos complicados del año, no se puede determinar en cinco minutos si la planificación es correcta o no.

En cuanto a las peticiones atípicas, todas aquellas que no entran en la planificación de Prosegur, (por ejemplo, si un cliente que nos hace una petición para el día siguiente o una remesa que hemos de enviar porque pese a la planificación que nos hacen, tenemos un encaje alto, y han de venir a retirar ese efectivo) Estas peticiones atípicas, que antes se hacían por M50 sin una hora concreta de cierre, ahora se han de enviar con un mail, y un fichero en el que se desglosa el tipo y la cantidad de billetes y/o monedas que queremos o que enviamos. Y antes de las 13,30 h, para que puedan ser atendidas para el día siguiente.

Esto genera 2 problemas:

1. que se ha de pedir antes de cerrar la caja, con lo cual si en la media hora que queda del servicio, se produce alguna nueva petición o se produce una entrada de dinero importante, ya estamos obligados, a modificar o anular, la petición que hemos hecho para el día siguiente.
2. incrementamos el trabajo y el tiempo destinado a ello, porque la consulta del efectivo disponible en caja se ha de verificar y consultar por M50, pero para solicitarlo hemos de buscar el fichero de petición y enviar el mail.

De esta valoración se deduce que el diseño de esta operativa no es eficaz creando muchas molestias y cargando de más trabajo a la oficina. Para ilustrar lo expuesto hemos recogido una pequeña muestra de las quejas enviadas al buzón de operaciones:

1. Nosotros cerramos ayer caja con 110 bill de 500 y nos planifican remesa de efectivo para hoy con 120 bill de 500....¿?¿?
2. Ejemplo de ineficiencia es que en apenas un mes de funcionamiento en nuestra oficina se haya utilizado el servicio de "planificación" de gestión de efectivo tantas veces, como en los 5 meses anteriores en las que la ineficiente oficina se gestionaba sola. En 1 mes de planificación externa = 6 visitas de prosegur. En 5 meses de planificación de oficina = 7 visitas de prosegur.
3. Alguien nos puede explicar que sentido tiene que prosegur nos traiga ayer 1.000 billetes de 10 euros y hoy nos pida que enviemos 400?????? Teniendo en cuenta que tendremos que cargar el cajero...
4. En el día de ayer mandamos un mail para indicarles que tuvieran en cuenta en nuestro encaje unas peticiones que teníamos para hoy y para las cuales SI TENÍAMOS EFECTIVO. Pues bien, nos encontramos con que AHORA nos traen 71.000 euros que NO NECESITAMOS lo que va a hacer que nos volvamos a pasar de encaje y encima tengan que venir mañana viernes a por ello.
5. Ayer a última hora no había ni remesa ni pedido, hoy a primera hora tampoco, y a las 9 y pico me da por refrescar el reciclador y tengo la caja descuadrada en 16.000 eur. Me da por mirar la 5600 y un apunte de 105.000 euros.Sofocón! A preparar la remesa! sacar parte de los billetes grandes del reciclador,...
6. Pues yo tengo el cajero automático con 24 billetes de 10 €. La semana pasada les pedí expresamente este tipo de billetes por mail. Cuando veo que en la planificación del viernes no estaba, ni para hoy, les pregunto y me contestan que está planificado para el miércoles. Vamos, porque así lo han decidido ellos
7. La mayoría del billetaje que me queda es de 20,10 y 5, se acerca el viernes y tendré que cargar el cajero... Pierdo mas tiempo "recuperando el reciclador" y mirando el cuadro de mandos a ver si me han puesto algo que, si llegado el final de día cuadramos y si hace falta solicitamos y si sobra mandamos... "y punto".
8. Encima cada vez que se llevan dinero me descuadra la caja. Tengo otro problema, tenemos mucha moneda, y me interesaría que se la llevaran toda, pero solo me hacen salidas por múltiplos de 1.000,00 monedas.
9. Y cuando hay obras en la oficina. Por las obras, la oficina tenía anulado el cajero automático (menos efectivo a tener en cuenta) y durante un par de días tampoco hubo caja fuerte, por lo que se solicitó la pertinente licencia para mantener todo el efectivo en el reciclador.
   Pues bien, llega un día Prosegur a llevarse el 75% del efectivo existente (nos hubiese dejado en canicas) que estaba en el reciclador. No se llevaron nada pero lo contabilizaron. Notifico a Planificación y al Serv de Caja de Gneis nuestras circunstancias anómalas y solicito colaboración. No recibo respuesta pero al día siguiente (yo de curso en Bilbao) vuelven a buscar otra cantidad diferente (superior a la del día anterior), como no se llevan nada, aparece como rechazada pero esta vez no me mueven caja. Llamo a Caja-Gneis, y como (casualidad) me entró efectivo como nunca (tres veces por encima del encaje), planificamos una retirada excepcional "a medida". Que es FUERA DE TARIFA. Así me lo recalcó. Y luego por Hermes a que me cuadrasen la caja anulando los movimientos de Prosegur no realizados