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Cómo dedicar menos tiempo al trabajo sin mermar la actividad comercial. Mi respuesta es rotunda:
Reduciendo y optimizando la información que nos llega vía correo electrónico ganamos tiempo. Todas las semanas recibimos mails relativos a la evolución de:
A éstos debemos añadir dos o tres nuevos mails con éstos mismos contenidos pero con comentarios o reprimendas de los directores de segmento sacando conclusiones sobre las cifras, a los que se suman los comentarios y opiniones del director comercial y los que haga el de organización.
Todo ello unido a los mails de analítica semanal de oficina, cifras de nuestra organización, evolución de traspaso de fondos, cargas en la agenda de crm, publicidad que reciben los clientes, evolución de precios de los intercambios, normativas, novedades operativas, los propios de operaciones o datos de la oficina y los que contienen información necesaria para estar al día sobre la evolución de los mercados, hace que un lunes amanezcamos con 50 mails que tardamos unas cuantas horas en digerir.
La comunicación de un producto nuevo también llega por varias vías: mail de la división, del director comercial y en ocasiones del de organización, además del que pueda enviar algún compañero que comparte la información que ha visto antes que nadie en el foro. Pongámonos de acuerdo sobre quién informa de los productos nuevos a toda la red y no dupliquemos o tripliquemos la información. No creo que sea tan difícil. Ésta información ocupa espacio en nuestro limitado Lotus Notes, invertimos tiempo en leerlo y borrarlo. Unos minutos sumados a otros son muchas horas.
Ya que enviar un mail semestral o incluso trimestral sobre la evolución de los resultados es un cambio muy drástico en la mentalidad de nuestros directivos, propongo evaluar los rendimientos mensualmente, o a lo sumo cada 15 días. Estoy convencida de que los resultados obtenidos no sólo serían iguales sino mejores y seríamos todos más felices.